Les Séminaires RPN ont normalement lieu les vendredis, pour permettre la dissémination de développements scientifiques et techniques à la communaute du Centre Météorologique Canadien (CMC) à Dorval.
Les séminaires ont lieu a la "Salle des Vents", la grande salle du rez de chaussée du CMC (Dorval), à 11h00, et durent normalement une heure. Il y a deux sessions, printemps (janvier à juin) et automne (septembre à décembre).
Les séminaires RPN sont coordonnés par
Abdessamad Qaddouri (514-421-7208, Abdessamad.Qaddouri@ec.gc.ca)
Les séminaires devraient être rapportés à des sujets actifs de travail au CMC. Ils sont principalement ciblés a l’échange d’idées dans la communauté du CMC. Quand-même, ils sont ouverts à tout participant qualifié et à des visiteurs.
Dans des circonstances spéciales, l’équipe de coordination peut accepter aider à l’organisation de séminaires ailleurs que dans le cadre habituel, lors d'autres jours de la semaine, a d'autres heures ou dans une autre salle, mais suivant les mêmes procédures que pour les séminaires des vendredis. Les proposants devraient minimiser ceci et le limiter a uniquement des cas spéciaux, car ils impliquent des efforts supplémentaires considérables de coordination. Comme guide pour les circonstances acceptables:
Visiteurs externes, car leur présence peut être connue uniquement dans un court délai, et peuvent ne pas se trouver au CMC lors d’aucun vendredi.
Séminaires directement lies a la livraison d’un produit aux services opérationnels, car le travail peut etre fortement contraint dans le temps par la livraison.
Les présentateurs ou leurs proposants, devraient contacter un, ou tous les deux, des coordinateurs, pour arranger une date. Ils devraient être prêts à fournir au moins un titre approximatif. Sauf sous des circonstances spéciales, les présentateurs devraient envisager une date d’au moins un mois plus tard.
Un résumé devrait être fourni aussitôt que possible, idéalement dans les jours suivants à la détermination de la date, mais pas plus tard que 2 semaines avant la présentation. Au choix du présentateur, le résumé peut être fourni en Français, Anglais, ou tous les deux. Il n’y a présentement pas de service de traduction offert dans le cadre des séminaires, donc le résumé restera tel que livre, sauf par une réduction à un format unifié, fait par les coordonnateurs. Les présentateurs devraient fournir:
Titre
Présentateur(s)
Pour les présentateurs externes (dehors CMC), leur affiliation
La langue dans laquelle ils souhaitent parler
Un résumé (environ 1/2 page)
Les coordonnateurs maintiendront un tableau de présentations à venir. Il est recommande aux présentateurs qu’ils fournissent le résumé aussitôt que possible, car le titre et résumé sont présentés dans ce tableau, ce qui est une partie importante de la notification à l’audience des présentations.
Les présentations sont notifiées par courriel quelques jours à l’ avance, avec un rappel le jour même.
Les présentations sont normalement sauvegardées au tableau de présentations passées. Il y a deux de ces tableaux, l’un accessible uniquement a l’interne d’EC, l’autre public. Les présentateurs peuvent par contre préférer que la présentation ne soit pas sauvegardée dans un ou les deux tableaux. Le format idéal pour cette sauvegarde est pdf, mais il est reconnu que certains types de contenu (e.g. vidéos, une lourde quantité de formules mathématiques) peuvent être mal représentés en pdf. Une petite quantité de matériel supplémentaire peut donc être acceptable si justifié. Si la quantité est plus importante, il est suggéré de placer cette information ailleurs, avec un lien inséré dans la présentation. Les présentateurs avec besoins spéciaux devraient contacter les organisateurs.
Les présentateurs du CMC sont encouragés à utiliser les gabarits standard pour leurs documents.
Les membres du CMC qui invitent des visiteurs comme conférenciers, doivent considérer qu'il est leur responsabilité d’informer le bureau de sécurité des que possible, et au moins quelques jours auparavant.
Juste avant de donner son séminaire, le présentateur (ou son délégué) peut utiliser une cloche pour signaler la tenue du séminaire. La cloche se trouve toujours dans la salle 500 et doit être retournée au même endroit immédiatement après son utilisation. Sonner la cloche peut s'avérer utile puisque l'annonce du séminaire à "building" n'est faite qu'une seule fois, la journée précédent sa tenue.